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《香港上市規(guī)則》有關(guān)擴大無紙化上市機制及強制規(guī)定須以電子方式發(fā)布公司通訊的修訂
2023年6月30日,香港聯(lián)合交易所有限公司(“聯(lián)交所")刊發(fā)了有關(guān)建議擴大無紙化上市機制及其他《香港聯(lián)合交易所有限公司證券上市規(guī)則》(“《香港上市規(guī)則》")修訂的咨詢總結(jié)(“咨詢總結(jié)"),對《香港上市規(guī)則》作出相應(yīng)修訂,修訂后的條文將于2023年12月31日起生效。咨詢總結(jié)為聯(lián)交所于2022年12月16日刊發(fā)的有關(guān)咨詢文件(“咨詢文件")之回應(yīng)。聯(lián)交所亦于2023年10月27日刊發(fā)了一系列常問問題(編號119-2023至134-2023)(“常問問題"),就無紙化機制及以電子方式發(fā)布公司通訊的具體實施細節(jié)提供進一步的指引。
此次《香港上市規(guī)則》的修訂及常問問題主要涉及(1)減少須向聯(lián)交所呈交的文件及強制規(guī)定以電子方式提交文件;及(2)強制規(guī)定上市公司以電子方式向股東發(fā)布公司通訊。本文將對有關(guān)規(guī)定進行具體介紹。
一、減少須向聯(lián)交所呈交的文件及強制規(guī)定以電子方式提交文件
根據(jù)修改后的《香港上市規(guī)則》,聯(lián)交所將大量減少需向其呈交的文件,包括申請首次公開發(fā)行需呈交的上市文件及上市公司在履行日常合規(guī)責任時需呈交的文件。同時,所有向聯(lián)交所呈交的文件必須以電子方式呈交,為此聯(lián)交所將特設(shè)新的網(wǎng)上平臺并適時發(fā)布有關(guān)通知。
就上市公司而言,自2023年12月31日起,以下文件將無需呈交聯(lián)交所:
二、上市公司須以電子方式向股東發(fā)布公司通訊[2]
1、公司通訊必須以電子方式發(fā)布及“默示同意"機制
A. 強制以電子形式發(fā)布公司通訊
根據(jù)修訂后的《香港上市規(guī)則》第2.07A條,聯(lián)交所強制上市公司在符合所有適用法律法規(guī)及規(guī)則的情況下,必須(i)采用電子方式向股東發(fā)送公司通訊,或(ii)在其自身網(wǎng)站及聯(lián)交所網(wǎng)站登載有關(guān)公司通訊。上市公司亦須于其網(wǎng)站注明選擇采用(i)或(ii)哪種方式,或兩者都采用。
但有關(guān)以電子方式發(fā)布公司通訊的規(guī)定,并不適用于中介機構(gòu)向透過中央結(jié)算系統(tǒng)持有證券的實益持有人發(fā)布公司通訊的方式(除非非登記持有人透過香港中央結(jié)算有限公司通知上市公司,表示其有意收取公司通訊)。這些中介機構(gòu)向這些實益持有人發(fā)布相關(guān)公司通訊的方式應(yīng)按照雙方協(xié)議約定進行。
B. 股東“默示同意"機制
聯(lián)交所刪除了有關(guān)上市公司以電子形式發(fā)布公司通訊前需先取得股東明確同意的規(guī)定。這意味著在適用法律法規(guī)允許的范圍內(nèi),上市公司以電子形式發(fā)布公司通訊可以采用“默示同意"機制——只要股東未主動提出索取印刷版本或拒絕電子版本的要求,即被認為同意接受以電子形式發(fā)布的公司通訊。因此,上市公司不用再另行向股東發(fā)出有關(guān)公司通訊的通知信函及申請表格。
C. 股東權(quán)益保障措施
聯(lián)交所為強制以電子形式發(fā)布公司通訊的新安排設(shè)置了如下股東保障措施,上市公司必須遵守:
(1)上市公司于采納發(fā)布公司通訊的新安排前,應(yīng)向其每一名股東發(fā)出一次性通知(根據(jù)股東過去的選擇,以印刷或電子方式),用于:(i)通知股東有關(guān)新的安排(包括股東在新安排下如何索取公司通訊的印刷本[3]);及(ii)要求股東提供電子聯(lián)絡(luò)資料(并應(yīng)同時清楚闡述索取電子聯(lián)絡(luò)資料的目的和提供無效電子聯(lián)絡(luò)資料的后果[4]);
(2)上市公司必須在股東提出要求時,免費向其提供公司通訊的印刷本,并一直在其網(wǎng)站(例如在“投資者關(guān)系"部分)披露其以電子方式發(fā)布公司通訊的相關(guān)安排(包括股東如何向公司索取印刷本);
(3)針對“可供采取行動的公司通訊",上市公司必須將該類公司通訊個別發(fā)送予每名股東,而不能僅披露于公司及聯(lián)交所網(wǎng)站;
(4)若以電子方式發(fā)布公司通訊但收到任何“發(fā)送失敗提示",(i)上市公司應(yīng)以其認為合適的方式(例如印刷本)按股東提供的其他聯(lián)絡(luò)資料(如有)重新發(fā)送公司通訊;(ii)若涉及“可供采取行動的公司通訊",上市公司必須再以印刷本形式發(fā)送,并于其中要求股東提供有效的電子聯(lián)絡(luò)資料,以便日后遵守《香港上市規(guī)則》。
2、“可供采取行動的公司通訊"須以電子形式個別發(fā)給股東
聯(lián)交所將“可供采取行動的公司通訊"定義為涉及要求上市公司的股東指示其擬如何行使有關(guān)股東權(quán)利或作出選擇的公司通訊(主要為股份認購、出售的表格或股息形式選擇等表格)。但是股東大會通告及委任代表表格,以及任何讓股東修改先前提供的內(nèi)容的表格不屬于“可供采取行動的公司通訊"。
對于“可供采取行動的公司通訊",聯(lián)交所要求上市公司必須將其個別發(fā)送予每名股東,不能僅披露于公司及聯(lián)交所網(wǎng)站。如果上市公司因為沒有股東的有效電子聯(lián)絡(luò)方式而無法做到上述安排,則必須以印刷本形式向股東發(fā)送“可供采取行動的公司通訊",其中必須要求股東提供電子聯(lián)絡(luò)方式,以便日后遵守《香港上市規(guī)則》。
股東如希望收到“可供采取行動的公司通訊"以外的公司通訊的通知,可以在聯(lián)交所訂閱電子提示服務(wù)[5],這樣在上市公司刊發(fā)有關(guān)公告時,股東即會收到通知。
三、過渡安排
上述修訂將于2023年12月31日生效,在生效日期之前,現(xiàn)有上市公司須確認其組織章程文件是否載有禁止其以電子方式發(fā)布公司通訊的條文(例如有條文訂明公司通訊只能以印刷本形式發(fā)布)。如果組織章程有所限制,則需要修訂組織章程。若上市公司需修訂組織章程文件,以下過渡安排將適用于2023年12月31日前已在聯(lián)交所上市的公司:
a) 如果上市公司所適用的法律法規(guī)不禁止以電子方式發(fā)布公司通訊,則上市公司須于2023年12月31日后首次舉行的股東周年大會之前修訂組織章程文件,以便遵守《香港上市規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定,以電子方式發(fā)布公司通訊;
b) 如果上市公司所適用的法律法規(guī)限制其用電子方式發(fā)布公司通訊,則上市公司須待有關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)限制取消后,于首次股東周年大會之前修訂其組織章程文件,以便遵守《香港上市規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定。
四、對上市公司的建議
此次《香港上市規(guī)則》關(guān)于無紙化的修訂不僅簡化了向聯(lián)交所呈交文件的數(shù)量及發(fā)布公司通訊的流程,亦有助于上市公司節(jié)省印刷及郵遞成本。
提請上市公司注意的是,針對以電子方式發(fā)布公司通訊“默示同意"的機制仍受制于上市公司所適用的法律法規(guī)及其組織章程文件。因此,盡管絕大多數(shù)香港上市公司的注冊成立地(包括開曼群島、百慕達及中國境內(nèi))的公司法一般允許經(jīng)股東默示同意而以電子方式發(fā)布公司通訊,發(fā)行人仍應(yīng)就有關(guān)具體規(guī)定咨詢注冊成立地法律顧問,以制定適當?shù)墓就ㄓ嵃l(fā)布機制。同時,上市公司也應(yīng)及時檢查修訂組織章程文件,以便符合修改后的《香港上市規(guī)則》。
[注釋及參考文獻]?
[1] 除特別注明“(現(xiàn)行)"外,均指將于2023年12月31日生效的修訂后《香港上市規(guī)則》。特別注明“(現(xiàn)行)"的條款將于2023年12月31日后刪除。
[2]?根據(jù)《香港上市規(guī)則》,公司通訊指上市公司發(fā)出或?qū)⒂璋l(fā)出以供其任何股東或投資大眾參照或采取行動的任何文件,其中包括但不限于:(a) 董事會報告;(b) 年報、中報、季報(如有); (c) 會議通告;(d) 上市文件;(e) 通函;(f) 委任代表表格;(g) 申請版本;及(h) 聆訊后資料集。
[3]?上市公司不應(yīng)將股東索取公司通訊印刷本的要求的有效時限設(shè)置得過短,例如要求股東需就每份文件逐一索取印刷本。聯(lián)交所建議股東索取公司通訊印刷本的要求應(yīng)生效一段固定時間(如一年),在該要求被撤銷、取代或逾期前,應(yīng)一直有效。
[4]?如上市公司已盡合理努力使用所提供的電子聯(lián)絡(luò)方式聯(lián)絡(luò)股東,但股東所提供的電子聯(lián)絡(luò)資料無效,導(dǎo)致電子通訊無法發(fā)出,聯(lián)交所不會要發(fā)行人承擔責任。一般而言,發(fā)行人發(fā)送公司通訊至所提供的電子聯(lián)絡(luò)地址后若沒有收到任何“發(fā)送失敗提示",即視為已遵守有關(guān)規(guī)定。
[5] 聯(lián)交所電子提示服務(wù)訂閱網(wǎng)頁
https://www.hkex.com.hk/chi/invest/user/login_c.aspx.
[1] 咨詢文件正文
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/News/Market-Consultations/2016-Present/December-2022-Expand-Paperless-Listing-Regime/Consultation-Paper/cp202212_c.pdf
[2] 咨詢總結(jié)正文
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/News/Market-Consultations/2016-Present/December-2022-Expand-Paperless-Listing-Regime/Conclusions-(Jun-2023)/cp202212cc_c.pdf
[3] 聯(lián)交所有關(guān)刊發(fā)咨詢總結(jié)的監(jiān)管通訊網(wǎng)頁
https://www.hkex.com.hk/News/Regulatory-Announcements/2023/2306302news?sc_lang=zh-HK
[4] 常問問題
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/Listing/Rules-and-Guidance/Interpretation-and-Guidance-Contingency/Frequently-Asked-Questions/FAQ_119to134_2023_c.pdf